Le Centre Psychothérapique de l’Orne s’engage à protéger les informations personnelles et la vie privée des visiteurs du site internet et de toute personne utilisant ses services de manière générale.
La présente Politique de protection des données personnelles et cookies a pour objectif de vous informer :
• Des types de données personnelles que nous collectons vous concernant ;
• Des objectifs poursuivis par les traitements de données (finalités) ;
• Sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées ;
• Des conditions et modalités d’utilisation de vos données personnelles et de vos droits à cet égard, dans le respect de la législation européenne et française applicables.
Toutes les opérations sur vos données personnelles sont réalisées dans le respect des réglementations en vigueur et notamment du Règlement n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »), et de toute législation nationale applicable à la protection des données.
Si vous êtes en désaccord avec les termes de la présente politique, vous êtes libre de ne pas fournir de donnée à caractère personnel. Vous êtes néanmoins averti que la communication de certaines de ces données conditionne l’accès aux services et qu’en l’absence de cette communication certaines fonctionnalités et services peuvent en être dégradées.
Les données personnelles sont recueillies lors de vos passages aux urgences psychiatriques, en hospitalisation ou en ambulatoire dans l’un des services du Centre Psychothérapique de l’Orne.
1- Définitions
Les termes suivants auront la signification suivante :
• Une « Donnée à caractère personnel » - toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres ;
• Un « Fichier » - tout ensemble structuré et stable de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés ;
• Une « Personne concernée » - personne physique à laquelle se rapportent les données qui font l’objet du traitement ;
• Le « Responsable du traitement » - l’entité qui collecte et traite des données à caractère personnel ;
• Un « Sous-traitant » - désigne la personne physique ou morale ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
• Un « Traitement de données » - toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction ;
• Un « Destinataire » - toute personne habilitée à recevoir communication des données autres que le Responsable de traitement, le Sous-traitant, et les personnes qui, en raison de leurs fonctions, sont chargées de traiter les données ;
• Des « Tiers autorisés » - les autorités légalement habilitées dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication, à demander au Responsable de traitement de leur communiquer des données personnelles.
2- Identité du responsable de traitement
Nom et adresse du responsable de traitement : Christophe LEGER - Directeur délégué
Coordonnées du délégué à la protection des données : CPO 31 Rue Anne-Marie JAVOUHEY 61000 Alençon
3- Données personnelles collectées, finalité et bases légales
Dans le cadre de l’exploitation du site www.cpo-alencon.fr, nous collectons des données à caractère personnel vous concernant. Ces données sont traitées conformément aux finalités prévues lors de la collecte, certaines informations étant obligatoires et d'autres facultatives, comme indiqué dans les formulaires de collecte.
Par ailleurs, nous pouvons être amenés à collecter des données à caractère personnel pour d’autres finalités.
De manière générale, nous collectons vos données personnelles dans le cadre de l’exercice de nos missions de service public en tant qu’établissement de santé. Le Centre Psychothérapique de l’Orne a notamment une mission générale d’hospitalisation, de prise en charge médicale et d’aide médicale urgente conformément aux dispositions du Code de la Santé publique.
En cas de consultations ambulatoires, d’admission en séjours hospitaliers ou en MAS, un dossier médical sera constitué.
Par ailleurs, en tant qu'employeur, nous traitons des données personnelles des candidats au recrutement et des salariés dans le cadre de la gestion du personnel et de l'organisation du travail.
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Catégories de données collectées |
Finalités |
Base légale |
Durées de conservation |
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Via le formulaire de contact : identité et coordonnées |
Gestion des demandes d’informations et de prise de contact |
Consentement |
Durée nécessaire au traitement des demandes |
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Via le formulaire de candidature : identité, coordonnées, données professionnelles (CV, lettre de motivation) |
Recherche et identification de profils pertinents permettant d’engranger des candidatures |
Intérêt légitime |
Maximum 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat, sauf opposition de sa part |
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Candidature à un poste (CV, coordonnées) |
Présélection des candidats Evaluation des aptitudes professionnelles du candidat |
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CV conservé maximum 2 ans |
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Réutilisation de données collectées pendant la phase de recrutement à des fins de gestion RH |
Recrutement |
Exécution du contrat Obligation légale |
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Données de nos patients hospitalisés ou en consultation |
Définir et réaliser la prise en charge définie (actes, traitements médicamenteux, soins, éducation thérapeutique, préparation de la sortie) Transmission des comptes rendus aux professionnels de santé Établir les dossiers médicaux (consultations, hospitalisation de jour) Définir la suite de la prise en charge par les professionnels de santé concernés (orientation, suivi ...) Informer ces professionnels de santé |
Obligation légale : De création d’un dossier médical et obligation d’utiliser l’identité INS (identifiant national de santé) à compter du 1er janvier 2021 (Décret n° 2017-412 du 27 mars 2017) vise à ce que chaque usager soit identifié de la même façon par l’ensemble des professionnels qui le prennent en charge |
Dossier médical le temps de la prise en charge puis 20 ans à compter du dernier passage dans l’établissement |
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Données de nos résidents (Maison d’Accueil Spécialisée) |
Fournir les prestations définies dans le cadre d’un contrat conclu entre l’organisme et la personne concernée ou son représentant légal Offrir un accompagnement social et médico-social adapté Assurer un suivi médicalisé adapté à l’état de la personne Garantir la coordination et la continuité de l’accompagnement et du suivi des personnes entre les intervenants sociaux, médicaux et paramédicaux |
Conformément au contrat d’hébergement |
Dossier médical : 20 ans (article R1112-7 du Code de la Santé Publique) Dossier administratif : le temps du séjour, puis archivé 5 ans à compter du départ du résident |
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Vidéo protection |
Votre image est susceptible d’être enregistrée par nos caméras de vidéoprotection installées sur les Sites du Centre Psychothérapique de l’Orne à des fins de protection des personnes et des biens |
Intérêt légitime à assurer cette protection tant vis-à-vis des patients que de son personnel |
Les images sont visibles par les agents de sécurité des Hôpitaux, formés à cet effet, qui procèdent à une simple visualisation des images en temps réel mais ne disposent d’aucun moyen pour consulter, enregistrer ou traiter ces images. Les images sont enregistrées sur des serveurs sécurisés accessibles à un nombre restreint de personnes habilités et dûment identifiés au sein des Hôpitaux. Les images seront conservées pour une durée totale n’excédant pas un mois. |
De manière générale, toutes les données de nos patients sont également collectées à des fins de facturation, de recouvrement des créances et de gestion de sa comptabilité, conformément aux contrats et à l’intérêt légitime de l’établissement.
Préalablement à la collecte des données, vous serez informé si les données personnelles sollicitées doivent obligatoirement être renseignées ou si elles sont facultatives.
Les données identifiées par un astérisque au sein du formulaire sont obligatoires. A défaut de les fournir, l’accès aux services et leur utilisation par la personne concernée seront impossibles ou une demande liée à un formulaire ne pourra être satisfaite.
Les autres données sont facultatives et leur non-fourniture ne remettra pas en cause la délivrance des prestations promises ou les réponses à des demandes de renseignement, bien qu’elle puisse en limiter la pertinence.
4- Détails des finalités du traitement des données personnelles collectées
De manière générale, le Centre Psychothérapique de l’Orne collecte et utilise vos données personnelles pour mettre en œuvre les services et compétences propres à un établissement public hospitalier (ex : assurer la prise en charge du patient dans le cadre de son parcours de soin, hospitalisation des patients, prise en charge des parturientes, etc.).
La collecte et le traitement de ces informations vous concernant permettent de répondre notamment à une ou plusieurs des finalités listées ci-dessous :
Pour l’hôpital :
• La gestion des demandes d’informations, prise de contact ;
• Prise en charge des patients dans le parcours de soin, hospitalisations, consultations ;
• Assurer la sécurité, le suivi et la qualité de la prise en charge des patients ;
• Pharmaco vigilance, délivrance de médicaments ;
• Pour la réalisation d’actes de chirurgie esthétique ;
• A des fins de prise en charge des parturientes au service maternité, séjours obstétriques ;
• A des fins de traitements en ambulatoire ;
• A des fins de communication avec les patients et de rappels de rendez-vous par SMS ;
• A des fins de facturation ;
• Afin d’assurer la prise en charge sociale ;
• Afin d’assurer l’éducation thérapeutique des patients ;
• Garantir la continuité des soins (appel du lendemain, communications avec les professionnels de ville), conformément aux obligations légales qui incombent aux Hôpitaux ;
• Réaliser les enquêtes relatives à la qualité et aux risques liés aux soins (indicateurs de la qualité et de la sécurité des soins, enquête de satisfaction, certification HAS, enquêtes Santé Publique France...), conformément aux obligations légales qui incombent aux hôpitaux ;
• A des fins de formation du personnel médical (sur la base de données pseudonymisées).
Pour la MAS :
• A des fins d’études des demandes d'admission ;
• Pour l’évaluation du niveau de dépendance, d'état de santé, de prise en charge de la personne ;
• Afin de déterminer le taux de financement de la MAS;
• Pour assurer l'accueil et la prise en charge des résidents tout au long de leur séjour.
Pour le personnel :
• Assurer les recrutements et la gestion du personnel hospitalier ;
• Gérer la formation du personnel ;
• Assurer l’organisation du travail (gardes et astreintes, tableaux de présence, communication interne…)
Pour les partenaires :
• Assurer l’exécution des contrats et conventions conformément aux conditions contractuelles.
D’une manière générale pour l’établissement :
• A des fins de sécurité des locaux des Hôpitaux dans le cadre de la vidéoprotection ;
• Elaborer des statistiques relatives à la fréquentation du site ;
• Fournir, gérer et améliorer les services et fonctionnalités du site ;
• Améliorer la qualité et la pertinence du site ;
• Assurer le bon fonctionnement du site ;
• Réaliser des analyses de mesures d’audience et de navigation du site.
5- Les destinataires, sous-traitants, tiers autorisés
Les destinataires des données sont les suivants :
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Traitements concernés |
Destinataires |
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Gestion des demandes d’informations et de prise de contact |
Services internes |
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Recrutement RH Gestion du personnel |
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Organismes habilités à recevoir des informations nominatives, notamment au regard d'une obligation légale (IRSN : suivi dosimétrique du personnel ...) ; |
Caisses de retraite (pour la gestion des carrières des salariés) |
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Données des usagers de l’hôpital |
Tout professionnel de santé faisant partie de l’équipe de soins conformément à l’article L. 1110-2 du Code de la santé publique. Les professionnels de santé sont tous soumis au secret médical. Ces professionnels de santé peuvent être :
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Données de nos résidents en MAS |
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Tiers autorisés :
L’établissement se réserve le droit de transmettre vos données personnelles afin de satisfaire à ses obligations légales, et notamment si elle en était contrainte par réquisition judiciaire.
Conformément à la réglementation en vigueur, vos données personnelles peuvent être transmises aux organismes, auxiliaires de justice et officiers ministériels autorisés par une disposition législative ou réglementaire, dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication.
Lorsque l’établissement est confronté à une demande de communication venant d’un tiers s’appuyant sur un texte, nous nous assurons que la disposition avancée est en vigueur, et qu’elle prévoit effectivement un droit de communication au bénéfice du demandeur.
L’établissement veille à ne transmettre que les données prévues par le texte ou, en cas d’imprécision de ce dernier, les seules données qui lui apparaissent strictement nécessaires pour atteindre le but recherché.
La communication des données sera réalisée selon des modalités permettant de s’assurer de leur sécurité, en adaptant la mesure retenue à la nature des données et aux risques en présence.
Sous-traitants :
Dans le cas où l’établissement confie les activités de traitement de données à des sous-traitants, il est fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de sorte que le traitement réponde aux exigences de fiabilité et de sécurité requises par la réglementation applicable et garantisse la protection des droits des personnes.
Aucune information personnelle de l’utilisateur du site n’est publiée à l’insu de l’utilisateur, échangée, transférée, cédée ou vendue sur un support quelconque à des tiers. Seule l’hypothèse du rachat de l’établissement et de ses droits permettrait la transmission des dites informations à l’éventuel acquéreur qui serait à son tour tenu de la même obligation de conservation et de modification des données vis à vis de l’utilisateur du site.
Co-responsables de traitement :
Des établissements de santé partagent éventuellement des données de santé avec le CPO dans le cadre d'une organisation territoriale des soins et de la convergence des systèmes d'information en santé, ou dans le cadre d'une prise en charge commune des patients.
6. Le transfert des données à caractère personnel en dehors de l'Union Européenne
Nous nous engageons à ne procéder à aucun transfert de données vers un pays qui ne disposerait pas d’un cadre juridique au moins aussi protecteur que celui organisant la protection des données au sein de l’Union européenne. En tout état de cause, des garanties seront mises en place afin de s’assurer d’un niveau de protection suffisant de vos informations. Le transfert pourra être encadré, conformément aux exigences du Règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016, notamment par des clauses contractuelles types de protection adoptées par la Commission européenne.
7- La sécurité des données collectées
Compte tenu de l’évolution des technologies, des coûts de mise en œuvre, de la nature des données à protéger ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes, l’établissement met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité des données à caractère personnel collectées et traitées et un niveau de sécurité adapté au risque avec notamment :
• Une charte informatique
• La gestion des habilitations
• Un hébergeur certifié données de santé pour nos logiciels de soins
• Une politique de mot de passe
• Des contrôles des accès physiques et logiques
• La lutte contre les codes malveillants (virus, logiciels espions, bombes logicielles ...)
• La protection des canaux informatiques (réseaux)
• Des sauvegardes
• Des cloisonnements des données
• Chiffrement
Dans le cadre des mesures de sécurité, le site utilise un certificat SSL. Il est symbolisé par le cadenas présent sur la barre d’adresse. Ce dernier vous garantit que les informations transmises entre votre navigateur et notre site sont sécurisées. Pour voir les informations relatives à un certificat SSL.
Le personnel et les collaborateurs de l’établissement sont également sensibilisés à la protection des données à caractère personnel.
Toutefois, il appartient à chaque utilisateur de veiller à la sécurité des transmissions des données personnelles par internet. Le Centre Psychothérapique de l’Orne ne saurait être tenu responsable des transmissions des données personnelles par internet.
8- Les droits des personnes concernées
Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous disposez du droit de demander au responsable du traitement l'accès aux données à caractère personnel vous concernant, la rectification ou l'effacement de celles-ci, la limitation du traitement de vos données personnelles.
Vous disposez également d’un droit d’opposition au traitement de vos données personnelles pour des motifs légitimes.
Le droit d’opposition ne peut pas être exercé pour tout traitement qui relève d’une obligation légale.
Enfin, vous avez le droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont vous entendez que soient exercés, après votre décès, ces droits.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données, vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données (DPO) aux coordonnées suivantes :
• Par voie électronique :
• Par courrier postal : M. le Directeur – Centre Psychothérapique de l’Orne 31 Rue Anne-Marie Javouhey - 61000 Alençon
Nous vous remercions de nous préciser l’objet de votre demande et le(s) droit(s) dont vous entendez vous prévaloir. En cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif valide pourra vous être demandé.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL ou à l’Autorité de contrôle de votre lieu de résidence.
9- Politique des cookies
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Définition
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Consentement
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10- Modification de la présente politique
En cas de modification de la présente Politique par le Centre Psychothérapique de l’Orne si la loi l’exige, elle sera publiée sur notre Site et sera effective dès sa publication. Par conséquent, nous vous invitons à vous y référer lors de chaque visite afin de prendre connaissance de sa dernière version disponible en permanence sur notre Site.
[1] A l’exclusion des traitements relevant de la gestion des ressources humaines qui sont portés à la connaissance des personnes concernées au moyen d’un support ad hoc.